Desde o dia 19 de março, quando foi decretado situação de emergência no estado de Santa Catarina, o Grupo Ideal se viu em uma situação completamente atípica. Desde esse dia, os nossos 122 funcionários estão trabalhando de suas casas.
Nossa rotina, há 28 anos, é dentro do escritório. Em um primeiro instante a pergunta que passou em nossas cabeças foi: como faremos? Nós sabemos que para fazer home office é preciso ter uma rotina criada. Não é simplesmente falar vou fazer, explica Gene Eccher, diretor da unidade de Rio do Sul.
A novidade também trouxe preocupação para o diretor da unidade de Blumenau, Maicon Sehnem. O formato era uma novidade, conta ele. “E tudo que é novo necessita de adaptação, o que não aconteceu por força maior, relata. Para as coisas funcionarem, seria preciso disciplina de todos.
Em meio as incertezas da nova situação, a resposta para a pergunta: como faremos, veio da nossa própria experiência: vamos fazer como nós sempre fizemos, com planejamento e organização.
Nossa primeira ação foi verificar com nossos colaboradores se eles teriam condições de trabalhar home office. A resposta foi positiva. Boa parte tinha computador em casa e quem não tinha correu atrás e conseguiu recursos. Então partimos para o planejamento: definimos quais seriam nossas atividades nesse período e também as tarefas individuais. Ter uma rotina consolidada, ajudou muito neste momento.
A comunicação também era uma das preocupações da gerente da unidade de Blumenau, Cristina Bastos. “Como manter a comunicação entre nós e como manter a agilidade e eficiência no atendimento ao cliente?.”
A conversa e a troca de ideias acontecem de maneira intensa no escritório. Transferir esta dinâmica para o home office foi tranquilo. No escritório já trabalhamos muito forte com a segmentação, temos equipes exclusivas para cada área de atuação, logo, nossa comunicação no home office se tornou prática. Organizamos estes segmentos em grupos no WhatsApp e todos os assuntos específicos, seriam resolvidos por ali.
Em paralelo ao home office, trabalhávamos também com o caos dos nossos clientes, pois ninguém sabia como agir com relação ao decreto que determinou a quarentena. A única certeza que todos tinham era de que deveriam fechar seus negócios, mas o que fazer com meus funcionários?
Devido a isso, conta Elisangela Riske, gerente da unidade Rio do Sul, a demanda de atendimentos dobrou e exigiu muito dos colaboradores. Conforme as alterações na legislação, tanto nível federal quanto estadual, saíam, traziam também certa insegurança nas informações que eram passadas aos clientes. “Essas alterações saíam em períodos curtos, e demandavam muito tempo de interpretação, mas ao mesmo tempo tínhamos que prestar o atendimento aos clientes”, explica ela.
Os primeiros três dias de home office vieram acompanhados de uma avalanche de informações. Como era uma situação desconhecida para todos, toda orientação nova que saía era preciosa e nossa missão era repassar tanto para os clientes, quanto para os colaboradores, para mantermos todos alinhados e informados sobre como proceder. Foram muitos informativos e comunicados enviados neste período.
Ao mesmo tempo tínhamos todas as obrigações acessórias a cumprir: impostos vencendo, precisávamos gerar as guias e enviar os clientes. Manter isso em dia só foi possível graças a nossa equipe. Não houve corpo mole, conta Cristina.
Essa experiência reforçou o quão importante é estarmos unidos. Temos uma equipe engajada, que realmente abraçou a causa e, apesar da dificuldade, fez a coisa acontecer de onde eles estavam, conta Maicon. A lição que fica desta experiência é positiva. “Quem sabe um dia a gente possa trabalhar nesse formato, reduzir o papel, criar uma sistemática desde o cliente até nós para conseguir reduzir essa burocracia tributária”, relata.
Nossos colaboradores são magníficos, conta Elisangela. “Todos, sem exceção, neste momento tão difícil, não mediram esforços, se dedicaram todo o tempo, cada um no seu espaço, sem um espaço físico adequado em suas casas, junto de suas famílias, com as obrigações de seus filhos, trabalharam e se dedicaram ao máximo para que todas nossas demandam fossem atendidas. Isso mostra a força de um grupo”, reforça.
Agora o momento é de avaliarmos toda a situação, nos protegermos ainda mais com relação a Covid-19, mas também prestar auxílio aos nossos clientes. A questão econômica é preocupante, alguns dias parados traz um impacto grande para nossos clientes, explica Gene. É um momento delicado.
Mas, de tudo isso é possível tirar um propósito. “E neste momento o propósito é a união. Juntos nós conseguiremos passar por essas situações”, afirma Cristina.
A experiência do home office só reforçou o quão importante é ter uma equipe capacitada e que trabalha unida. E vai ser assim, todos nós unidos e com total dedicação aos nossos clientes que vamos contornar este período de adversidades. Contem sempre conosco.
