O trabalho remoto trouxe uma nova demanda de extrema importância: a reunião online. Se antes o gestor conseguia acompanhar o trabalho dos colaboradores em apenas alguns minutos ou mesmo com palavras no corredor, agora isso não é mais possível, já que é preciso planejar momentos para conferências pontuais.
Além de ser uma ferramenta para o gestor acompanhar a equipe, esse tipo de reunião também é essencial para manter a integração do time, trocar ideias e pensar em novas soluções. No entanto, é importante que o líder se prepare para que a call seja realmente produtiva e não atrapalhe as atividades dos colaboradores.
Neste post, listamos algumas dicas de como fazer esse preparo, quais atitudes evitar e como garantir a produtividade nas reuniões online. Tem interesse no assunto? Então, continue a leitura.
Como se preparar para uma reunião online?
Planejamento e preparação são fundamentais para que a reunião seja produtiva e você consiga resolver os pontos pendentes de forma assertiva. Desse modo, confira os pontos a seguir e use-os para criar um checklist e garantir mais resultados na call.
Defina um objetivo e identifique o que precisa ser resolvido
Antes de convidar os colaboradores, é preciso ter clareza sobre os objetivos do encontro e os pontos que precisam ser definidos em conjunto. Para isso, elabore uma pauta e, se necessário, solicite aos participantes que façam tarefas prévias.
Prepare os recursos visuais
Outro ponto que deve ser checado é a necessidade de apresentações e recursos visuais. Dependendo do objetivo, esses recursos podem ajudar muito na compreensão de fatos e dados, principalmente quando eles se referem a números.
Assim, caso note a necessidade desse tipo de complemento, é importante separar um tempo para elaborar a apresentação com antecedência, sempre buscando uma linguagem que não deixe o conteúdo maçante ou engessado.
Determine um tempo de duração
Apesar de serem importantes, as reuniões podem acabar atrapalhando a rotina dos colaboradores, por isso, elas devem ser agendadas em datas e horários estratégicos e ter um tempo de duração preestabelecido. Definir esse tempo é uma boa estratégia para manter o foco e garantir que o planejamento seja seguido de forma mais rígida.
O que evitar em uma reunião online?
Algumas ações podem acabar fazendo com que a reunião não saia do lugar e se torne uma perda de tempo, tanto para gestores quanto para os colaboradores. Assim, é ideal que você busque evitá-las. A seguir, listamos alguns desses erros.
Falta de foco nas discussões
A perda de foco é uma das principais causas de uma reunião improdutiva, isso porque, quando reunimos muitas pessoas, é comum que o assunto principal acabe se desviando. Para evitar o problema, é fundamental alinhar os objetivos da call logo no início da reunião e anotar outros temas que possam surgir para que eles sejam discutidos em outro momento.
Ausência de um gestor para conduzir a pauta
Designar uma pessoa para conduzir a reunião também é muito importante. Quando não existe um mediador, é comum que as pessoas acabem perdendo o foco ou gastando muito tempo em tópicos inconclusivos. Portanto, o gestor deve ser a pessoa responsável por manter uma linha de raciocínio e seguir a pauta e o planejamento proposto.
Falta de preparo técnico
As questões técnicas também podem acabar impactando a produtividade da reunião. Perder muito tempo por conta de uma conexão ruim de internet, por exemplo, faz com que você atrapalhe a rotina dos colaboradores ou mesmo perca a atenção deles.
Além disso, é importante garantir uma boa imagem e áudio, buscando um local calmo e livre de distrações, tanto para você quanto para os demais participantes.
Como tornar a reunião no home office mais produtiva?
Se até presencialmente as reuniões correm o risco de não serem produtivas, no trabalho remoto isso se potencializa ainda mais. Dessa forma, é importante seguir algumas dicas para garantir que esse tempo será gasto com o melhor aproveitamento.
Cobre pontualidade
É normal que aconteçam alguns atrasos não previstos, mas é importante que os participantes se esforcem para que a falta de pontualidade não seja recorrente. Para isso, é importante conversar com toda a equipe e deixar claro o quanto a falta de compromisso pode acabar atrapalhando o time como um todo.
Convide somente os profissionais que são imprescindíveis
Você já ouviu a frase “essa reunião poderia ter sido um e-mail“? Muitas vezes, a reunião pode se tornar uma perda de tempo, principalmente para pessoas que não precisariam estar ali e que notam que sua presença é dispensável.
Assim, é importante que o gestor proponha reuniões apenas quando notar a real necessidade e que convide somente os colaboradores que precisam participar daquele evento. Para tanto, tenha em mente que reuniões com menos participantes tendem a ser mais focadas, objetivas e permitem que cada pessoa se expresse de forma mais clara.
Defina prioridades
É possível que o tempo estabelecido para a reunião não seja suficiente para abordar todos os temas necessários. Sendo assim, é fundamental que o gestor consiga definir prioridades. Dessa forma, o ideal é priorizar assuntos de alta importância e que sejam relevantes para muitas pessoas para tentar solucionar com rapidez questões de menor seriedade.
Documente tudo o que foi dito
Uma reunião não é produtiva se tudo o que foi conversado simplesmente entrar por um ouvido e sair pelo outro. Por isso, é importante documentar tudo o que foi discutido e alinhar os tópicos com a equipe.
Além de reforçar informações, esse tipo de documentação também será útil para as pessoas que não estiveram no encontro, possibilitando que elas se atualizem sobre o assunto e entendam as ações e estratégias que serão tomadas a seguir.
Conclusão
A reunião online é uma importante ferramenta para que os gestores consigam acompanhar o que está sendo feito em home office e traçar estratégias e soluções em conjunto. No entanto, esse tipo de encontro também pode ser fundamental para criar uma melhor interação e garantir um momento de descontração com pessoas que estão em total isolamento.
Assim, é importante que o líder busque estratégias para garantir um bom clima e manter os profissionais motivados e engajados.
