A ausência dos arquivos XML pode implicar em multas onerosas. Uma transação sem a nota fiscal, por exemplo, acarreta uma multa de 50% do valor da operação para o emissor; e de 35% do valor para o receptor. Ou seja, a punição é prevista para ambas as partes.
E aqui destacamos um ponto importante: não existe uma regra clara que defina como o envio do arquivo XML deve ser feito — se por e-mail, download no site ou outro método. Por isso, é muito importante ter atenção a esse processo.
Outro ponto importante é em relação à apresentação do SPED Contábil. Quando a apresentação não é feita dentro do prazo estipulado, as penalidades para a contabilidade também são graves.
O valor pode chegar a R$ 5 mil por mês ou por fração. Além disso, a empresa fica impedida de participar de licitações no setor público.
E não basta apenas emitir a NF-e. Ela deve obedecer a ordem numérica estabelecida. Se houver erro, a empresa deve comunicar o caso à SEFAZ até o décimo dia do mês subsequente. Se isso não for feito, a multa é de R$ 246,30.
Conforme mencionamos, as punições, de acordo com a Lei 8.137/1990, envolvem multas de até R$ 1 mil por arquivo faltante (o valor é cumulativo) e uma possível pena de dois a cinco anos de reclusão.
Como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal de forma prática e rápida
Desde 2005, o empresário brasileiro que organiza suas operações comerciais de forma on-line pode garantir que tudo esteja em ordem a partir do chamado arquivo XML.
O XML é o arquivo da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), a versão digital de uma nota fiscal e, portanto, deve ser exigida e guardada em todas as ocasiões.
Mas, como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal?
Antes de saber como obter o arquivo XML da nota fiscal eletrônica, é preciso entender que este arquivo é único e insubstituível. Muitos confundem o XML com o DANFe, que na verdade é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.
o DANFe é aquele documento simplificado da nota fiscal, que normalmente é entregue impresso junto com algum produto vendido, mas que não tem validade fiscal nem contábil.
O que de fato deve ser guardado, por determinação da lei, pelo período de cinco anos, que contém todos os detalhes de um produto e que deverá ser apresentado quando exigido pela Receita Federal ou na troca de uma mercadoria, é o arquivo XML.
Veja abaixo como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal e como gerar XML de nota fiscal.
Como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal
Você pode gerar um arquivo XML de forma gratuita e diretamente através de um software da Secretaria da Fazenda, a Sefaz. Seja transportador, destinatário ou emitente, pessoa física ou jurídica, o acesso pode ocorrer caso haja autorização ou vínculo com o XML em questão.
Para obter o arquivo XML da nota fiscal eletrônica, é necessário:
1- Instalar um certificado digital
O certificado digital (e-CNPJ) é necessário para consultar arquivos XML, já que assegura a identidade de um usuário ou de uma empresa.
Ele pode ser adquirido entidades autorizadas do governo e credenciadas junto ao ICP-Brasil
Não tem como gerar XML de nota fiscal exige um certo padrão de segurança da informação. Será necessário, portanto, instalar o certificado digital no navegador, o que facilitará e permitirá o download dos arquivos XML sempre que preciso.
2- Acessar o Portal Nacional da Sefaz
Nos endereços www.nfe.fazenda.gov.br ou www.cte.fazenda.gov.br, é preciso clicar em “Consultar NF-e Completa” e informar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica.
Trata-se de um código de 44 números, presente em todas as DANFEs emitidas, e que é necessário para acessar todos os dados do serviço ou produto pelo site oficial da Fazenda.
3- Fazer o download em formato XML
Após acessar a consulta da NF-e, no fim da página estará escrito a mensagem “Download do documento”.
Ao clicar nela, o arquivo a ser baixado já estará em formato XML. Neste momento, a página exigirá o “certificado de cliente”, que nada mais é do que o certificado digital que deve estar instalado no navegador.
4- Guardar o documento oficial
Não basta saber como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal, se não houver cuidado para guardá-lo.
O documento é oficialmente a nota fiscal eletrônica que garante a legalidade das transações de sua empresa, então tê-lo guardado no caso de precisar apresentar ao Fisco ou em alguma outra situação para evitar multas e problemas é imprescindível. O prazo de arquivamento de qualquer nota é de 5 anos.
Automatize a emissão de suas notas fiscais
Checar o XML de cada nota fiscal emitida para a sua empresa pode ser um trabalho desgastante e custoso, dependendo da quantidade de transações realizadas ao longo dos meses. Em muitos casos, automatizar acaba sendo a melhor solução, para garantir uma gestão de notas fiscais eficiente e padronizada.
De toda forma, é importante saber como obter o arquivo XML da nota fiscal eletrônica. Normalmente, a emissão e a validação de uma NFe já permitem com que o emissor disponibilize, na hora, a nota fiscal tanto em formato PDF, para fácil visualização e impressão, como em XML.
O ideal e mais prático é que esse arquivo seja enviado em formato de e-mail para a empresa que está recebendo o produto, que pode ser de um fornecedor, por exemplo. Caso não envie a nota naquele momento, apenas o DANFe, o emissor também poderá disponibilizar o arquivo para download em seu site.
O XML é a garantia de todas as operações comerciais e seu envio é obrigatório. Ele contém todas as informações da NFe do produto, como número, modelo, série, datas, valores, além de dados sobre emitentes e destinatários, alíquotas/impostos, tudo compilado em um único arquivo.
Somente com as informações completas sua empresa estará segurada contra qualquer tipo de imprevisto. Entendeu agora por que é tão importante saber como conseguir o arquivo XML de uma nota fiscal?
FONTE: Contábeis e NFe.io
